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 Les réservations de dernière minute peuvent grever lourdement le budget «voyages» d’une entreprise. Nos conseils pour anticiper un déplacement, et faire baisser l’addition !

1 – Informer

Si le yield management s’est imposé chez les compagnies aériennes et les hôteliers, cette technique qui consiste à faire évoluer au jour le jour le prix d’un billet d’avion ou d’une chambre en fonction de la demande et du taux de remplissage reste encore pour partie méconnue des salariés. La règle de base – même si elle peut connaître quelques exceptions – est la suivante : plus la date du voyage est proche, plus le prix est élevé. Il est néanmoins d’autant plus difficile de sensibiliser un collaborateur aux surcoûts générés par un voyage réservé à la dernière minute que ce n’est généralement pas lui qui règle la facture ! Avec l’appui de votre travel planner Havas Voyages, il convient de multiplier les réunions d’informations et les communications (via l’intranet de l’entreprise par exemple), en distillant des bons plans et conseils. De nombreux hôteliers ont par exemple mis en place des offres Early Booking, avec des réductions allant jusqu’à -30% si la réservation est réalisée dans les délais impartis. Il convient aussi de fournir des données précises pour que les salariés comprennent les enjeux.

2 – Comparer

Le paramétrage de la politique voyages de l’entreprise est essentiel. Il est tout à fait possible d’imposer un délai pour réserver un billet d’avion ou de train, par exemple jusqu’à 10 jours avant le départ. En deçà, le voyage reste possible mais doit être soumis à l’approbation d’un supérieur. Ajouter cette contrainte, c’est se donner le temps de comparer… et de mieux choisir. Avant de réserver via l’outil interne de votre entreprise ou via un travel planner Havas Voyages, une visite sur les comparateurs grand public n’est pas inutile. Grâce à une puissante base de données, Momondo est capable de décrypter l’évolution des prix, et ce pour plusieurs centaines de lignes. Il ressort, par exemple, que le prix moyen annuel d’un Paris-Berlin oscille autour de 314 euros l’aller-retour, qu’il faut réserver 60 jours avant la date souhaitée pour accéder au meilleur tarif (mais jusqu’à 20 jours, les prix sont encore très attractifs) ou encore qu’il est préférable de voyager le mercredi après midi… Bref, en décalant un départ d’un jour ou deux, il est possible de réaliser de 20 à 30 % d’économies ! La start-up Hellotrip.com complète cette approche. Elle scrute l’évolution des tarifs et conseille de réserver immédiatement ou, au contraire d’attendre, afin d’acheter son billet au meilleur prix.

3 – Récompenser

La meilleure solution pour inciter un voyageur à anticiper un déplacement, c’est de l’intéresser financièrement aux économies réalisées ! Cette «récompense» peut concerner l’ensemble des salariés, avec un objectif global de réduction des coûts fixé en début d’année et le partage d’une partie des économies réalisées sous des formes diverses : prime, distribution de chèques cadeaux, abondement de l’intéressement… Pour autant, avec ce système, les mauvais comme les bons élèves sont récompensés de la même manière. Dommage car les comportements ne sont pas nécessairement identiques, entre services mais aussi entre générations. Une individualisation de la récompense peut alors être plus efficace, à travers l’autorisation d’options rendant le voyage plus confortable, si ce dernier est réservé dans les délais impartis. Il peut s’agir d’un accès au salon de l’aéroport ou un siège dans l’avion proposant plus d’espace. A l’hôtel, les économies générées peuvent autoriser un séjour en 4*, moins cher qu’un 3* réservé à la dernière minute…

 

 

 

 

 

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