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Les émetteurs de cartes multiplient les solutions afin de répondre aux besoins des entreprises, qui souhaitent mieux contrôler leurs politiques voyages et simplifier les process, sans trop brider les voyageurs !   

La gestion des déplacements professionnels est au cœur de la réflexion des entreprises. Avec un paradoxe à gérer : d’un coté des voyageurs d’affaires qui réclament plus d’autonomie, et de l’autre des entreprises qui ont besoin de mieux contrôler leurs budgets. A ce titre, les cartes de paiement sont devenues un enjeu majeur. Diverses solutions sont proposées par les banques traditionnelles et organismes financiers (comme American Express ou Airplus International), permettant de répondre à tous les besoins. L’idéal est de les mixer car il n’existe pas de solution universelle pour toutes les dépenses…

Carte logée, pour réserver son transport

Premier poste de dépenses (70% du budget voyage), le transport – avion, train… – est géré en amont du déplacement, la plupart du temps par une agence de voyages. Généralement accessible à partir de 50 000 euros de budget annuel, la « carte logée » est alors la mieux indiquée, et notamment pour les PME. Il s’agit d’un système de paiement centralisé, « logé » au sein de l’agence de voyages. En clair, au lieu d’être payées au coup par coup, les prestations sont imputées sur la carte virtuelle de l’émetteur (l’organisme financier) puis réglées par prélèvement selon un rythme à définir, par exemple une fois par mois. Les avantages sont nombreux : les réservations s’effectuant via l’agence de voyages, les salariés peuvent difficilement contourner les règles édictées par leur entreprise. Impossible par exemple d’acheter un billet de train en 1ère classe si seuls les voyages en seconde sont autorisés. Ce respect de la politique voyage se double, pour l’entreprise, d’un gain de trésorerie non négligeable. Enfin, la traçabilité des dépenses est améliorée, à travers l’envoi d’un relevé électronique détaillant les transactions avec précision. Mieux, il est possible de connecter ces données aux outils de gestion de notes de frais, pour une analyse fine des déplacements.

Carte « corporate », pour les dépenses du quotidien

Une fois sur place, le voyageur doit pouvoir régler ses dépenses « nomades », en particulier les restaurants et taxis, parfois l’hôtel.  Les cartes « affaires » (ou « corporate ») émises par les banques, et proposées individuellement aux salariés, sont alors indispensables. Leurs prix varient en fonction du nombre de cartes « achetées » par l’entreprise, des services qui y sont associés…. Les dépenses sont prélevées soit sur le compte de l’entreprise, soit sur le compte du salarié (qui sera toutefois remboursé avant d’être débité). Cette dernière solution a la préférence des comptables, qui y voient l’opportunité de mieux responsabiliser le voyageur.  Les cartes « affaires» évitent à l’entreprise de consentir des avances  sur frais à leurs salariés, permettent aussi de gagner en trésorerie avec des débits différés, de 30 à 60 jours. Autre avantage, elles proposent un reporting mensuel des dépenses, même si la précision est moindre que pour une carte logée. Le «sur mesure» est aujourd’hui de rigueur. Au cadre lambda, on fournira une carte standard; quand le dirigeant bénéficiera d’une carte de type « gold », avec des plafonds plus élevés et des services associés: réservation de taxi prioritaire, accès aux salons d’aéroport… Il est même possible d’ajuster les critères en fonction de la destination, car les besoins sont différents selon que l’on voyage en Europe ou aux Etats-Unis.

Carte virtuelle, pour les dépenses exceptionnelles

Les moyens de paiement «traditionnels» sont désormais bousculés par les «cartes virtuelles», proposées par la plupart des grandes banques. Le principe ? Grâce à un numéro généré par l’organisme financier, unique pour chaque transaction, cette solution répond aux impératifs de sécurité avec un contrôle de la dépense à priori (il est possible de paramétrer un montant maximum pour l’achat d’un billet d’avion, la date du règlement…) et permet un reporting détaillé des dépenses. Pour autant, la nécessité d’un code pour chaque achat rend la démarche relativement lourde et constitue encore un frein. Difficile de régler un restaurant, un taxi…  De fait, l’utilisation de la carte virtuelle est réservée à des règlements ponctuels, notamment sur internet ; par exemple pour acheter des billets d’avion sur certaines compagnies aériennes low cost qui n’entrent pas dans le cadre de la politique voyage de l’entreprise, des nuitées d’hôtels et des logements alternatifs (type Airbnb) qui n’acceptent pas les paiements par carte logée, ou encore les dépenses liées à une réunion professionnelle, un séminaire…  Quoiqu’il en soit, la dématérialisation est bel et bien en marche !

 

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