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Les avancées liées à l’automatisation des notes de frais sonnent-elles la fin de la paperasse ? De nombreuses innovations voient le jour dans ce domaine.

Même si de nombreux voyageurs d’affaires se plongent encore chaque mois dans leur tableau Excel pour réaliser leurs notes de frais – ils seraient 43% à utiliser encore des tableurs pour établir leurs demandes de remboursement selon une étude réalisée par KDS auprès de 780 salariés français – la dématérialisation et la gestion automatisée des notes de frais est de plus en plus une réalité.

Trop de temps passé

En jeu : un gain de temps pour les collaborateurs mais aussi d’argent pour les entreprises car, pendant que le salarié remplit sa note de frais, qui peut prendre plus de deux heures quand celle-ci dépasse 1 000 euros, il n’est plus concentré sur son cœur de métier. C’est aussi un moyen intéressant pour l’entreprise d’avoir une vue d’ensemble du coût d’une mission et de calculer plus facilement son retour sur investissement.

Cela fait déjà plusieurs années que les spécialistes des notes de frais se sont penchés sur le problème et plusieurs solutions existent à l’image de celles de KDS, Expense Management, et de Concur avec Concur Expense, qui proposent toutes deux un accompagnement global.

De nouveaux outils malins

Le potentiel de sociétés à équiper, que ce soit des grands comptes ou bien des PME-PMI, est encore important et suscite donc les convoitises des professionnels. Avec son offre Ticket Travel Pro, composée d’un outil de réservation, d’une carte de paiement Mastercard nominative et paramétrable et d’un espace où est automatiquement enregistré l’ensemble des dépenses, le groupe Edenred s’est attaqué dès 2015 au marché des sociétés de taille moyenne.

Ce marché intéresse également de près les start-up. Le fait que la loi autorise, depuis le 22 mars 2017, les entreprises françaises à archiver de manière numérique leurs frais professionnels, ouvre la voie au zéro papier et aux innovations. Expensya, une start-up française qui propose un système complet et intelligent de gestion de notes de frais, met en avant un concept original qui consiste à photographier l’addition d’un repas d’affaires avec son smartphone. La technologie prend ensuite le relais en reconnaissant automatiquement les informations essentielles (nom du restaurant, montant, TVA, etc.).

Les notes de frais sur la sellette

Pour les autres frais, Expensya propose un module qui récupère directement les justificatifs digitaux : factures téléphoniques ou d’hôtels, courses en VTC, péages, billets de train ou d’avion, etc.

Certaines start-up, comme Business Table, vont encore plus loin en proposant une application permettant au collaborateur de réserver parmi 16 000 restaurants dans toute la France et de partir après le déjeuner sans payer. Comment est-ce possible ? La start-up s’occupe simplement de tout : facturation à l’entreprise, récupération de la TVA et paiement. De son côté, l’employeur ne règle qu’une seule facture globale chaque mois. Et si le salarié dépasse le plafond autorisé, c’est à lui de faire l’appoint le jour du déjeuner. Bientôt la fin pure et simple des notes de frais ?

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