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La sécurité des voyageurs est devenue la principale préoccupation des entreprises. L’Association française du travel management (AFTM) édite un « Guide pratique sûreté-sécurité des voyageurs », avec une « checklist » des bonnes pratiques.     

 

1 – Désigner un responsable sécurité

On pense évidemment au risque terroriste, mais il demeure marginal pour le voyageur d’affaires. Les dangers lors d’un voyage professionnel sont variés, entre risques climatiques et sismiques, soubresauts géopolitiques, accidents de voiture ou agressions physiques.  Sans oublier les petits « pépins » de santé qui peuvent survenir n’importe où dans le monde.  L’article L4121-1 du Code du Travail prévoit que « l’employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs ». C’est vrai sur le lieu de travail, çà l’est aussi lors d’un déplacement professionnel. Première mesure importante à prendre : désigner au sein de l’entreprise une personne en charge de la sécurité des voyageurs, qui sera le coordinateur et le point de référence. Il peut s’agir du travel manager ou d’un salarié issu d’un autre service (RH, juridique…). Si la démarche est courante dans les grandes entreprises, elle reste encore marginale dans les PME.

2 – Rédiger une politique sécurité

La première mission de ce responsable sécurité sera, en étroite collaboration avec la direction et après consultation des différents services de l’entreprise (travel manager, RH, achats, service juridique…), de rédiger une politique sécurité en rapport avec les contraintes de l’entreprise et les missions professionnelles que son développement exige, à l’étranger mais aussi en France. Elle comprendra les principes généraux de responsabilité de l’entreprise et des collaborateurs, le nom des services responsables de la sécurité et des voyages, les règles internes pour les voyageurs (qu’il s’agisse de missions temporaires de quelques jours ou d’expatriés), les différentes informations sur les contrats d’assurance et d’assistance (numéro du contrat, garanties, numéros d’urgence) et les éventuels outils mis à la disposition des salariés par l’entreprise (application  pour smart-phone, système de géo-localisation…).

3 –  S’informer sur les risques

A charge pour le responsable sécurité de s’informer afin de réaliser une hiérarchisation des risques sur chacune des destinations. Il existe diverses sources pour réaliser cette tâche chronophage. Sur son site (www.diplomatie.gouv.fr), le Ministère des Affaires étrangères distille ses conseils par pays, avec quatre niveaux d’alerte. Attention: il peut y avoir des différences au sein d’un même pays. Inscrivez-vous au service Ariane (via le site du ministère). Il permet de recevoir des conseils par courriel et d’être contacté en cas de crise. De son côté, le Cindex (club interentreprises sur les stratégies et politiques de mobilité internationale) propose une échelle de risques. Chaque destination se voit affecter une note de 1 à 4. Le niveau 3 nécessite une validation du déplacement par le responsable sécurité et le niveau 4 interdit formellement le déplacement. Les assureurs, assisteurs et prestataires de sécurité fournissent également des informations détaillées. Havas Voyages a choisi ANTICIP pour accompagner ses clients. Enfin, n’oubliez pas la sécurité dans les hôtels (seulement 19% des entreprises prennent en compte cet aspect dans le processus de sélection des hôtels), qui ont dû faire face à de dramatiques attentats ces dernières années.

4 – Communiquer auprès des salariés   

L’essentiel du travail du responsable sécurité sera de communiquer auprès des salariés et de s’assurer de leur adhésion au projet. La communication peut prendre des formes multiples: distribution de livrets d’information et e-learning, création d’un espace dédié à la sécurité sur l’intranet de l’entreprise précisant les règles de déplacements, sessions de formation en salle pour les voyageurs fréquents, envois systématiques de recommandations lors de chaque réservation, selon la destination… Pensez aussi aux messages de santé (du paludisme aux épidémies), parfois négligés. L’exercice est délicat car il faut parvenir à sensibiliser les voyageurs sans tomber dans l’exagération pour éviter la paranoïa. La meilleure solution consiste à se faire accompagner par un prestataire extérieur spécialisé dans la gestion quotidienne de la sécurité des voyageurs.  Cette communication doit être réalisée en amont, mais aussi pendant le déplacement professionnel, à travers des outils de géo-localisation, des applications, des alertes par SMS en cas de crise…

5 – Préparer une cellule de crise

C’est l’étape ultime que chacun redoute mais qu’il faut prévoir, lorsqu’un ou plusieurs salariés sont présents dans un pays confronté à une situation grave, un tremblement de terre, un accident d’avion, un attentat… Cette cellule doit réunir quelques personnes soigneusement choisies (direction, RH, travel manager…), volontaires et  mobilisables immédiatement en cas de crise. Elle doit disposer d’une très large autonomie, notamment pour prendre rapidement des décisions financières (à défaut de la présence d’un décideur, ce dernier doit lui donner mandat pour intervenir).  Elle aura pour mission de recenser les collaborateurs potentiellement impactés, de s’informer et d’informer sur l’évolution de la situation, de répertorier les moyens disponibles pour assurer la sécurité des salariés, d’échanger avec les autorités compétentes mais aussi avec la famille des voyageurs.

 

 

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