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Un aller-retour en avion pour Londres à partir de 18 euros. Imbattable ! Bien moins cher que dans les agences de voyage, non ? Eh non ! Car les sites de réservation de voyages en ligne recèlent de méthodes pour attirer l’attention avec des tarifs, en apparence, très alléchants… En réalité, est-ce que le voyage d’affaires avec une agence coûte cher ? Voici un « Vrai ou Faux » pour gommer les idées reçues. 

L’open booking sur les sites de réservation « grand public » et les comparateurs d’offres permettent de faire des économies.

FAUX. Lorsque les collaborateurs gèrent, seuls, leur réservation d’hébergement et de transport, ils passent un temps considérable sur les comparateurs d’offres. La multitude d’offres existantes et les conditions générales de ventes (souvent rédigées en petits caractères) accompagnées de frais plus ou moins cachés présentent des risques. De plus, il n’existe aucune plate-forme qui permet de centraliser les voyages précédemment effectués. À cela s’ajoutent les contraintes liées à la date et à la sécurité des moyens de paiement.

Organiser et préparer les voyages d’affaires en amont permet de réduire les coûts.

VRAI. Bien entendu ! La préparation est essentielle pour voyager. D’une part, elle limite les risques de se tromper d’avion et d’oublier son éventail en cas de forte chaleur. D’autre part, elle permet d’optimiser les coûts en établissant, par exemple, un budget prévisionnel (ponctuellement ou sur une période plus longue). Enfin, la préparation est utile pour éviter l’oubli des formulaires pour la douane, se rendre compte de l’incompatibilité des correspondances entre deux vols, ou encore savoir qui contacter en cas de problème sur place.

Les tarifs sont forcément majorés par les opérateurs quand c’est un voyage d’affaires.

FAUX. Il ne faut pas croire que les agences de voyages augmentent les coûts lorsqu’elles sont en relation avec une entreprise ou un professionnel. C’est souvent le contraire. Les tarifs des opérateurs sont négociés à l’avance, et sont beaucoup plus adaptés à une clientèle professionnelle qui voyage régulièrement.

Il est plus simple de passer par internet, cela permet de s’en occuper à tous moments

FAUX. La révolution numérique a également impacté les agences de voyages. Aujourd’hui elles sont en mesure de rivaliser largement avec les sites de réservation en ligne. Plus besoin de contacter un conseiller par téléphone, tout est accessible sur internet. Plate-forme de relation client, gestion autonome des réservations, fluidité et ergonomie, absence de vice caché, etc. Avec une agence de voyages, toutes les conditions sont réunies pour gérer les délais et les tarifs.

Conclusion, les voyages d’affaires sont-ils onéreux ? VRAI & FAUX. Certes, ils représentent un coût pour les entreprises. Cependant, avec la mondialisation, ce coût est bien souvent une nécessité, voire un investissement. Il convient alors de mettre en place des solutions qui permettent de gérer les voyages, de les planifier et d’en optimiser les coûts. Adopter une politique de voyage s’avère aujourd’hui être la solution la plus efficace.

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