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Réalisation de devis, réservation des transports et d’hébergements, émission de billets, conseils, gestion des urgences des voyageurs, anticipation des problèmes liés au déplacement… le quotidien d’un Travel Planner* est loin d’être un long fleuve tranquille ! Immersion dans une journée type d’après les expériences de Mallorie Begoc et Jean-François Perrot, respectivement Travel Planners dans les agences Havas Voyages de Brest Guipavas et de Lorient.

9 : 00

La journée commence par un état des lieux : je consulte les mails reçus afin de les classer par ordre de priorité. Je prends connaissance des irrégularités adressées par les compagnies aériennes – annulation de vol, retard…  –  et je vérifie si des clients sont concernés par ces situations. Mon leitmotiv ? Réactivité, fiabilité, qualité.

9 : 30

Le vol d’un voyageur d’affaires en partance de Berlin est annulé ce matin. Je le contacte pour l’en informer et lui réserver un autre vol.

10 : 00

Comme tous les jours, j’effectue une veille sur des sites de presse spécialisée dans les entreprises afin de trouver de potentiels clients.

10 : 15

Je traite les différentes demandes reçues par mail ce matin et j’établis un devis pour un voyage d’affaires en groupe. Au programme : vol pour Madrid et hébergement en hôtel au cœur de la capitale espagnole, tout en optimisant le budget du client. Je propose en plus quelques bonnes adresses de restaurants selon le planning de leurs déplacements.

11 : 15

Appel d’une société cliente pour me confirmer la réservation d’un hébergement et d’un train à destination de Toulouse. Je m’occupe d’émettre les billets.

 11 : 30

Je consacre une heure à la formation en ligne d’une compagnie aérienne, afin de me tenir au courant des nouveautés des cabines, axes et services, et être ainsi à même de faire les propositions les plus adéquates à nos voyageurs.

12 : 30

Pause déjeuner. Une permanence est organisée dans l’équipe afin que toute urgence soit traitée sans délai.

14 : 00

Un mouvement de grève est annoncé pour la fin de la semaine. Je vérifie dans les dossiers en cours les voyageurs qui pourraient être affectés par ce problème. Je les préviens et j’étudie au cas par cas les solutions alternatives.

15 : 00

Une société cliente me contacte afin de confirmer un devis pour un déplacement au salon de l’automobile. Je m’occupe de monter le dossier pour ce voyage.

16 : 30

Un voyageur d’affaires me contacte car il souhaite rentrer plus tôt et déplacer l’horaire de son billet de train. Le prochain train étant à 16 h 50, je fais la modification de réservation en direct avec lui, et je décale également l’horaire du transfert gare-domicile en VTC que je lui avais programmé Il terminera ainsi sa journée sereinement.

17 : 00

Je m’occupe des diverses tâches administratives – facturation, suivi du budget, demandes de visas… – que je n’ai pas eu l’occasion de prendre en charge dans la journée.

17 : 30

Tous les vols au départ de New York sont annulés en raison d’une tempête de neige. Un groupe de voyageurs est bloqué à l’aéroport pour une durée indéterminée. J’étudie les meilleures options pour que le groupe reste ensemble et attende un prochain vol dans les meilleures conditions possibles.

18 : 30

Toutes les demandes de mes clients ont été traitées… la journée peut prendre fin !

Si la journée d’un Travel Planner* est chronométrée, elle est aussi riche des relations établies avec ses clients. Qu’importe la taille et le budget de la société cliente, la mission du Travel Planner* est de répondre au mieux à ses besoins et attentes et d’établir avec elle un lien de confiance. Une relation humaine qui profite à tous !

 

*Travel Planner : organisateur de voyages

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